Coraz częściej małe i średnie przedsiębiorstwa z Polski odkrywają, że ich produkty znajdują nabywców w niemieckich, francuskich czy nawet hiszpańskich gospodarstwach domowych.

Kluczem do sukcesu nie jest jednak wyłącznie jakość oferty, lecz przede wszystkim sprawna logistyka – ta, która potrafi przekroczyć granice bez strat na efektywności.

Planując rozwój, warto sprawdzić, jak działają profesjonalne przesyłki międzynarodowe, które stanowią fundament wyjścia na nowe rynki.

Dlaczego rynek zagraniczny wart jest wysiłku?

Polskie marki cieszą się w Europie coraz większym uznaniem. Dla małego sklepu internetowego oznacza to nie tylko dostęp do rynku kilkuset milionów konsumentów, ale także możliwość zdywersyfikowania przychodów i wyrównania sezonowych spadków sprzedaży. Zaskakujące może wydawać się jednak, że wzrost skali nie zawsze przekłada się na efektywność – często właśnie pierwsze sukcesy eksportowe ujawniają słabe punkty w łańcuchu dostaw. Nie bez powodu mówi się, że logistyka międzynarodowa to nie rozszerzenie działalności, lecz jej transformacja.

Gdzie ekspansja spotyka się z najmniejszymi barierami?

Unia Europejska stanowi naturalny pierwszy kierunek. Brak ceł, ujednolicony rynek VAT oraz znane procedury czynią ją przystanią dla polskich przedsiębiorców. Kraje takie jak Czechy, Słowacja czy Niemcy oferują dodatkowo niskie bariery kulturowe i logistyczne – podobne oczekiwania konsumentów, krótkie terminy dostaw oraz dobrze rozwinięta infrastruktura kurierska. Rynki spoza UE (Wielka Brytania, USA) wymagają natomiast zgłoszenia EORI, obsługi deklaracji celnych i – co często jest zaskoczeniem – innych standardów bezpieczeństwa produktów. Przed podjęciem decyzji o inwestycji w zagraniczny magazyn można jednak przetestować popyt przy pomocy modelu direct shipping: wysyłka z Polski kojarzona jest z wyższymi kosztami transportu, lecz pozwala zweryfikować rzeczywiste zainteresowanie bez ponoszenia kosztów stałych.

Co w logistyce zmienia się fundamentalnie?

Wysyłka krajowa opiera się na prostych zasadach: paczka, etykieta, kurier. Logistyka międzynarodowa wprowadza trzy nowe wymiary złożoności. Po pierwsze, dokumentacja – przesyłki poza UE wymagają faktury handlowej i kodu HS; deklaracje CN22/CN23 stosuje się głównie dla przesyłek pocztowych (UPU), podczas gdy kurierzy globalni (DHL, UPS) korzystają z własnych systemów deklaracji celnych. Po drugie, czas dostawy – nie tylko dystans, lecz także odprawa celna może wydłużyć proces o 2-5 dni roboczych. Po trzecie, koszty – poza frachtem pojawiają się opłaty handlingowe, podatek VAT w kraju przeznaczenia oraz potencjalne cło; razem mogą one stanowić 20-30% wartości towaru. Produkty muszą też spełniać lokalne normy – etykiety w języku odbiorcy, certyfikaty CE w odpowiedniej wersji językowej – co wymaga zmian w procesie przygotowania towaru. W przypadku towarów o większych gabarytach, alternatywą dla paczek są tanie przesyłki paletowe, które optymalizują koszty transportu zbiorczego.

Jakie modele logistyczne stoją do dyspozycji?

Przedsiębiorca staje przed wyborem: magazyn w Polsce czy za granicą? Pierwsze rozwiązanie oferuje pełną kontrolę i niskie koszty stałe, lecz wydłuża czas dostawy (3-7 dni w UE) oraz podnosi koszt jednostkowy przesyłki. Drugie – magazyn w Niemczech czy Czechach – skraca dostawę do 1-2 dni i obniża koszt wysyłki, ale generuje koszty najmu, personelu i podwójnego zarządzania zapasami. Model ten staje się opłacalny przy przekroczeniu 300-500 zamówień miesięcznie na dany rynek.

Kolejny wybór dotyczy operatora: międzynarodowy kurier (DHL, UPS) czy lokalny partner? Kurierzy globalni oferują świetne śledzenie i obsługę zwrotów, lecz ich ceny zaczynają się od ok. 50-70 zł za przesyłkę (wymaga weryfikacji aktualnych cenników) – granica opłacalności wynosi zazwyczaj 150-200 zł wartości produktu. Lokalni operatorzy w kraju docelowym są tańsi (ok. 20-40 zł), ale wymagają zawarcia umowy z polskim pośrednikiem logistycznym, który zagreguje przesyłki. Jedną z popularnych opcji w tym zakresie jest wysyłka palet DPD, łącząca szeroki zasięg sieci kurierskiej z możliwościami transportu ciężkiego.

Fulfillment własny pozwala zachować 100% kontroli nad brand experience, lecz pochłania 15-20 godzin tygodniowo na obsługę procesów. Fulfillment zewnętrzny kosztuje 3-8 zł za jednostkę plus prowizja, ale zwalnia z logistyki i skaluje się elastycznie – wzrost o 300% w szczycie sezonu nie wymaga dodatkowych rekrutacji.

Jakie dokumenty decydują o sukcesie?

Numer EORI jest wymagany przy eksporcie poza UE i przy deklaracjach celnych, choć dla większości przesyłek B2C wewnątrz UE (np. do Niemiec, Czech) nie jest on potrzebny, gdyż nie występują procedury celne. Ten unikalny identyfikator przyznawany przez polską służbę celną jest konieczny przy wszystkich deklaracjach eksportowych do państw trzecich. Przesyłki pocztowe poza UE do 150 EUR wymagają uproszczonej deklaracji CN22, powyżej – szczegółowej CN23; kurierzy globalni stosują własne systemy deklaracji celnych. Faktura handlowa musi zawierać dokładny opis towaru, wartość transakcyjną (nie promocyjną!) i kod celny HS.

System IOSS (Import One-Stop Shop) dotyczy importu niskowartościowych towarów z poza UE do UE (do 150 EUR), umożliwiając zbiorcze rozliczanie VAT w jednym miejscu. Dla sprzedaży B2C wewnątrz UE stosuje się Union OSS (VAT OSS), który pozwala na zbiorcze rozliczanie VAT od transakcji między krajami członkowskimi, płacąc go w kraju rejestracji. Bez IOSS każdy przewoźnik pobiera VAT w imieniu klienta, dodając 5-10 EUR opłaty handlingowej. Różnica w marży może sięgnąć 15%. Union OSS to rozwiązanie dla sprzedaży między krajami UE: rejestracja w jednym państwie (np. w Polsce) zwalnia z obowiązku rejestracji VAT w każdym kraju docelowym, gdy przekroczy się próg 10 000 EUR rocznie.

Jak uniknąć pułapek płatności i cen?

Transparentność cen jest nie tylko wymogiem prawnym, lecz także czynnikiem konwersji. Model DDP (Delivered Duty Paid), gdzie sprzedawca pokrywa wszystkie opłaty, buduje zaufanie – klient widzi finalną cenę. Model DDU (Delivered Duty Unpaid), choć pozornie tańszy, kończy się często rezygnacją przy odbiorze, gdy klient musi dopłacić 20-30 EUR podatków. Optymalnym rozwiązaniem dla małych firm jest włączenie kosztów VAT i opłat handlingowych w cenę produktu przy użyciu Union OSS, co pozwala oferować DDU przy doświadczeniu DDP.

Kwestia waluty również wymaga uwagi. Przewalutowanie przez operatora płatności kosztuje 2-4% marży; lokalne konto walutowe (np. w EUR) obniża koszty do 0,5%, lecz wymaga dodatkowej administracji. Próg opłacalności? Przy obrotach powyżej 50 000 EUR rocznie na dany rynek – zdecydowanie tak.

Czy zwroty muszą być koszmarem operacyjnym?

Unijne prawo daje konsumentowi 14 dni na odstąpienie od umowy bez podania przyczyny. Koszt zwrotu ponosi klient, chyba że sprzedawca zadeklarował inaczej – a właśnie taka deklaracja jest standardem w Niemczech czy Francji. Praktycznym rozwiązaniem jest lokalny adres zwrotny w kraju docelowym (często oferowany przez firmy fulfillment) lub agregacja zwrotów: paczki zbierane są lokalnie przez partnera logistycznego i odsyłane do Polski zbiorczo raz w tygodniu – koszt spada z 30 EUR do 5-8 EUR za sztukę.

Kiedy ekspansja przestaje być eksperymentem?

Eksperci wskazują na próg 100 zamówień miesięcznie na dany rynek jako moment, w którym automatyzacja procesów staje się koniecznością, nie luksusem. Przy 200-300 zamówieniach opłacalna staje się rejestracja VAT OSS; przy 500 – rozważenie magazynu zagranicznego. Sezonowość ma znaczenie: testowanie nowych rynków najlepiej rozpoczynać w Q1-Q2, by do Q4 – szczytu sprzedażowego – mieć dopracowane procesy. Paradoksalnie, najgorszym momentem na ekspansję jest właśnie szczyt sezonu, gdy zasoby logistyczne są przeciążone.

Co może zagrozić nawet dobrze przygotowanej ekspansji?

Najczęstsza przyczyna blokady przesyłki w odprawie? Nieprawidłowa wartość towaru. Wskazanie wartości promocyjnej zamiast rzeczywistej kończy się korektą celną, karami i utratą zaufania. Kolejna pułapka: brak numeru HS na fakturze – dla przesyłek poza UE każdy kod musi być dokładny do sześciu cyfr. W obrocie wewnątrz UE kod HS stosowany jest głównie dla celów statystycznych (Intrastat) i nie zawsze jest obowiązkowy dla małych przesyłek B2C. Koszty ukryte? Opłaty magazynowe za niesprzedany towar (5-10 EUR/metr sześcienny/miesiąc), różnice kursowe przy zwrotach (klient otrzymuje EUR, sprzedawca zwraca PLN po kursie dnia) oraz opłaty za magazynowanie zwrotów (2-4 EUR/paczka). Przygotowanie na opóźnienia wymaga buforu czasowego (3 dni nad planowanym terminem) i proaktywnej komunikacji z klientem.

Kto w Polsce może się okazać strategicznym partnerem?

W ekosystemie polskim działają three kluczowe typy podmiotów. Agenci celni zajmują się klasyfikacją towarów, przygotowaniem deklaracji i reprezentowaniem przed urzędami – ich usługi kosztują 200-500 zł/miesiąc przy niskich wolumenach. Operatorzy fulfillment oferują kompleksową obsługę: przyjmowanie zwrotów, ponowne wysyłki, magazynowanie – model oparty na subskrypcji plus prowizji. Firmy konsultingowe VAT pomagają w rejestracji OSS, zeznaniach i audytach, co jest szczególnie istotne przy sprzedaży do wielu krajów. Przed podpisaniem umowy należy jednak zweryfikować, czy partner posiada ubezpieczenie OCP (odpowiedzialność cywilną przewoźnika) i certyfikowane powiązania z lokalnymi kurierami w krajach docelowych.

Pierwsze kroki – praktyczna checklista

1. Rejestracja EORI – wniosek online na stronie izby celnej, czas oczekiwania do 7 dni (dla eksportu poza UE).
2. Wybór rynku testowego – rekomendacja: Czechy lub Niemcy, max. 3 kategorie produktów.
3. Kalkulacja całkowitego kosztu dostawy – włącznie z VAT, cłem, handlingiem i potencjalnymi zwrotami.
4. Wybór modelu logistycznego – direct shipping przy <100 zamówień/mies.; fulfillment przy >300.
5. Przygotowanie dokumentacji produktów – tłumaczenia etykiet, certyfikaty, kody HS.
6. Konfiguracja Union OSS – przez portal VAT OSS lub pośrednika (koszt 50-150 zł/mies.).
7. Test procesu zwrotu – wysyłka próbna i symulacja reklamacji przed pełną skalą.

Podsumowanie

Logistyka międzynarodowa nie jest barierą nie do pokonania – jest systemem, który wymaga metodycznego podejścia. Sukces w cross-border e-commerce zależy od wyboru modelu dopasowanego do skali, automatyzacji dokumentacji i partnerów, którzy rozumieją specyfikę polskich firm. Ekspansja przestaje być ryzykiem, gdy staje się procesem.

Apaczka jest czołową platformą logistyczną i wysyłkową, kierującą swoją ofertę wyłącznie do firm (B2B). Główną osią działalności firmy jest organizacja transportu krajowego i międzynarodowego dla przesyłek paczkowych oraz paletowych, poprzez udostępnianie w jednym miejscu usług wielu wiodących przewoźników m.in. DPD, DHL, InPost, UPS, FedEx, GLS, Orlen Paczka, Pocztex, Ambro Express, Rhenus Logistics, Hellmann, GEIS. Obsługą przesyłek dla klientów indywidualnych (B2C) zajmuje się marka – Sendit.