Pracodawcy mogą teraz krócej przechowywać akta pracownicze, a z tym wiążą się zmiany w przekazywaniu dokumentów do ZUS. Dlatego przed lutowym rozliczeniem składek muszą zaktualizować program Płatnik.

Okres przechowywania akt nowozatrudnionych osób skrócił się z 50 do 10 lat. Pod pewnymi warunkami pracodawca może również skrócić okres gromadzenia akt pracowniczych za osoby zatrudnione w latach 1999-2018. Dzięki temu pracodawcy zaoszczędzą na kosztach przechowywania dokumentów. W zamian będą przekazywać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych więcej danych, żeby zabezpieczyć przyszłe emerytury i renty swoich pracowników.

Pierwsze dokumenty rozliczeniowe według nowych przepisów pracodawcy przekażą do ZUS na początku lutego. Wtedy rozlicza się składki za styczeń. W tym celu trzeba wcześniej zaktualizować program Płatnik, służący do rozliczania składek. Nowa wersja 10.02.002 jest już dostępna na stronie internetowej ZUS. Od 26 stycznia można korzystać tylko z tej wersji Płatnika.

W lutym część pracodawców po raz pierwszy złoży w ZUS nowy raport za pracowników – ZUS RPA. W tym formularzu wykazuje: okresy pracy nauczycielskiej oraz przychód wypłacony pracownikowi w danym miesiącu, ale należny za inny rok kalendarzowy. To znaczy, że ZUS RPA trzeba będzie złożyć na przykład za każdego pracownika, który w styczniu otrzymał „trzynastkę”.